Gestión documental y digitalización
26/04/2021
Si hay algún área concreta de la compañía que requiere una transformación digital o digitalización, esta es la gestión del conocimiento.
Gestión del conocimiento
La gestión documental es solo una parte de la gestión del conocimiento, pero una parte esencial; pues la información que se produce, guarda y gestiona en una organización tiene un valor indispensable.
Es decir, de los documentos, datos e información generados se pueden discernir multitud de aspectos de una organización: canales de comunicación, trato, modelo de comunicación, valores, etcétera; esto significa que la gestión documental supone gran parte del know-how o «saber hacer» de la compañía.
Una buena gestión documental o sistema que lo facilite favorecerá la gestión del conocimiento de las organizaciones, lo que revertirá de forma directa en:
- una mejor integración de los profesionales al equipo;
- mayor productividad y eficiencia en la realización de habituales, redundantes o repetitivas;
- la generación de una cultura corporativa sólida, coordinada y cooperativa.
Gestión documental
Por otro lado, y dentro de la gestión del conocimiento, podemos definir la gestión documental como la captura, almacenamiento y recuperación de documentos; lo que para muchas empresas supone procesos muy costosos en cuanto a tiempo dedicado.
La aplicación de la tecnología a este campo ha dado fruto a numerosos sistemas o software de gestión documental por los que la mayor parte de las empresas apuestan para simplificar los procesos y tareas de los negocios.
Aprovechando este momento en el que lo digital y el distanciamiento social son premisas ineludibles para acabar con la crisis sanitaria; los software de gestión documental han evolucionado mucho para automatizar, simplificar, mejorar la clasificación desde diferentes criterios y coordinar muchos de los procesos y en los que intervienen los documentos según las necesidades de cada organización, sector o departamento.
Se pueden generar, capturar y almacenar facturas, contratos, propuestas comerciales, emails, tareas, eventos, manuales internos, manuales externos, etc. Como vemos, cualquier dato, información o documento que generemos en la organización es susceptible de ser gestionado, utilizado o rescatado por obligación legal o contractual, por ser información fundamental para tratar a ciertos contactos, para la correcta atención al cliente o para la formación de nuevos miembros de la compañía, entre muchos otros usos.
Áreas de aplicación
Tendremos cientos de áreas de aplicación, pues corresponde a toda la actividad de la compañía:
- contratos y gestión de firmas;
- facturas;
- propuestas y seguimiento de las mismas;
- presupuestos;
- consentimientos para el cumplimiento de obligaciones legales (RGPD);
- información importante para la adaptación de nuevos miembros del equipo: procedimientos internos, manuales, comunicación interna, formación y portal del empleado,
- atención a contactos, clientes, usuarios o empleado;
- gestión de proyectos internos: planes de igualdad, registro de salarios, informe de riesgos, campañas, etcétera;
- gestión de proyectos externos;
- …
¿Cómo nos puede ayudar la digitalización?
Un ERP es un sistema de gestión de recursos empresariales; la información, los datos y el conocimiento es otro de los recursos de lo organización, que correctamente gestionado puede ayudar a generar modelos de relación y trabajo mucho más exitosos.
Si somos capaces de transmitir a nuestro equipo la importancia de compartir el conocimiento, lograremos ser más eficientes a nivel global.
Si vamos a elegir un sistema de gestión documental debemos de saber que las plataformas de gestión empresarial son herramientas muy potentes que nos permitirán gestionar toda la información, documentación y datos de la compañía de manera global e integrada, sin duplicidades y a través de licencias adaptadas a cada usuario; de este modo, toda la información de una empresa, cliente, empleado, proyecto o actividad estará clasificada y accesible para quien lo necesite; además, permitirá que todo el equipo sea partícipe del «saber hacer» de la compañía.