Es un hecho, la selección de software de gestión empresarial es un proceso largo y complejo; aunque si seguimos un método, este nos ayudará a poner en orden toda la información y tomar la decisiones objetivas.

Antes de comenzar a buscar proveedores de software, debemos hacer un análisis detallado de: 

• tecnologías disponibles;
• tipo de negocio y sector (B2B, BSC, mixto, retail, servicios,…);
• áreas de negocio que tenemos que abarcar;
• personas que van a utilizar el software y perfil tecnológico;
• y objetivos del negocio a futuro.

Una vez tengamos esta información bien detallada y estructurada, iniciaremos los primeros pasos para la selección de software.

Reflexione sobre el objetivo del cambio

Que hayamos decidido poner en marcha un proceso de implementación de software probablemente haya ido motivado por algo:

• ¿COVID-19 y falta de movilidad? Necesita un software cloud computing.
• La compañía ha crecido, los procesos manuales son tediosos y se ha decidido informatizar y automatizar los procedimientos. 
• Se detectan un gran número de errores o incongruencias en los datos que se obtienen o analizamos; adquieren una gran importancia para usted los informes y visibilidad de los datos. 
• En su empresa el trabajo está bien organizado por perfiles, pero la herramienta tecnológica solo es utilizada por unos pocos que deben volcar toda la información en el software. Necesita que la compañía mantenga unidad organizativa y de comunicación y gestión para hacer partícipe a todo el equipo, distribuir responsabilidades y lograr mayor implicación.
• Utiliza varias herramientas de software uno para cada área de negocio, algunos están integrados, otros no; lo que dificulta la coordinación de recursos de la compañía. 
• Quiere mejorar los flujos de trabajo.

Registre los procedimientos actuales

Debemos de realizar un registro en detalle de los procedimientos actuales de la compañía y flujos completos de trabajo que vamos a integrar en el software; así como áreas que intervengan y si los trabajos desarrollados que en estas también serán integrados.

De este modo, el implementador nos podrá ofrecer la mejor solución a nivel tecnológico. 

Contar con un implantador con experiencia en el área de negocio y sector, será importante; pues posee un punto de vista especializado y experimentado.

Revise los objetivos planteados inicialmente 

Tras el análisis y registro de procedimientos posible que ahora quiera cambiar, añadir o modificar los objetivos iniciales. 

¿Cree que hay algo que cambiar, modificar o se puede evitar? ¿Cree que hay algo que se podría añadir o mejorar?

La puesta en marcha de un ERP es una tarea compleja, los análisis previos y la implicación del equipo es esencial.

Defina prioridades

Cuál es la prioridad más inminente, por qué área desea comenzar y por qué. 

Valore y elija la tecnología por la que apostar

Debemos estar bien informados de los tipos de tecnología que se ofrecen en el mercado, así como los beneficios o perjuicios de las mismas.

Continuidad

• del software: tecnología en la que está desarrollado;
• del implantador: consultora tecnológica que lo pone en marcha; 
• del fabricante: capacidad técnica del equipo.

Esos tres aspectos serán valorables, pues la trayectoria (experiencia y solidez) de estos tres puntos van a definir: 

• costes;
• rapidez de respuesta en la ejecución de los trabajos de personalización o mejoras desarrolladas;
• mantenimiento del sistema.

Podríamos pensar que cuanto más experiencia, tecnología más actualizada y menos intermediarios, todo se desarrollará de manera más ágil y sencilla.

 Tipos de implantación

• ERP en la nube;
• ERP on premise;
• Híbrido.

Someramente podemos decir que: el software en la nube estará siempre disponible mediante una dirección web; y el software on premise estará instalado en el equipo; el software on premise podrá necesitar actualizaciones periódicas mientras que en el caso de software en la nube, el proveedor de software se encargará del mantenimiento de sistemas y todos los gastos o costes ocultos (seguridad, obsolescencia del producto, etc.).

Fije un presupuesto

¿Cuánto está dispuesto a invertir en el software?

Esta es una de las preguntas más frecuentes e importantes que deberá responder; en función de esto también podrá elegir un tipo u otro de proveedor de software.

Tenga en cuenta que nadie le va a regalar nada; y que la versatilidad, flexibilidad, extensibilidad y polivalencia se pagan. Es decir, un producto estándar normalmente es rápido y fácil de implementar, es sencillo… pero, esté seguro que tendrá muchas limitaciones a futuro.

Haga una lista de posibles proveedores

Una lista que no sea extremadamente larga, pues puede que le genere más confusión; priorice y empiece por tres y vaya añadiendo si alguno no le encaja en el primer contacto.

¿Cómo saber si un proveedor le puede encajar?

• Mire los clientes con los que han trabajado.
• Estudie los canales de comunicación de los que dispone.
• Observe el tipo de equipo con el que cuenta: desarrolladores, jefes de proyecto, diseñadores… cuanto más completo mejor, pues tenga la necesidad que tenga, le podrán ayudar y dar una solución.
• Tipo de tecnología en la que desarrollan: cloud u on premise.
• Filosofía del software: productos, aplicaciones, modelo de soporte y atención al cliente, obsolescencia del software.

Contacte con el proveedor de software

PRIMER CONTACTO

¿Qué información debemos transmitir y obtener en el primer contacto? 

“El tiempo es oro”, a nadie le gusta perder el tiempo, por lo que cuando contactemos deberemos sacar información relevante para nuestro proceso de decisión.

Debe transmitir:

• el sector de su negocio y a qué se dedica;
• el objetivo del cambio o por qué ha decidido digitalizar su negocio;
• las áreas que desea cubrir y necesidades más concretas;
• si lo desea, el presupuesto del que dispone. 

Debemos obtener:

• confirmación en cuanto a que es posible cubrir las áreas y necesidades más concretas; 
• experiencia en sector o sectores similares;
• periodo de implementación; 
• y una orientación a los precios.

CONTACTO EN LA DEMO

¿Qué información debemos transmitir y obtener en la demostración de producto?

1. Deje al comercial hacerle la demostración de producto, indicando las necesidades y prioridades más concretas.
2. Anote las dudas mientras se realiza la presentación.
3. Al finalizar realice preguntas concretas, “preocupaciones” sobre los procesos más importantes de la compañía a cubrir.
4. Solicite información sobre el producto, mantenimiento, costes iniciales, costes periódicos, modelo de soporte, materiales de ayuda y consulta para el control de la herramienta. 

UNA IDEA…

Realice un cuadrante y lleve registro de todo para poder hacer un análisis lo más objetivo posible y realice todas las preguntas necesarias para ganar confianza en la decisión final.