Cada vez es más notoria la importancia que se le da a la formación en el entorno empresarial; por eso muchas empresas y algunos convenios lo contemplan de base; lo que ha producido una demanda de este tipo de herramientas que nos ayuden a planificar, controlar y gestionar este área.

Algunos software de gestión de la formación nos van a permitir gestionar la formación de manera más sencilla y ágil veamos cómo.

Necesidades formativas y planes de formación

Tener un listado de necesidades formativas hará que la gestión y control de las mimas sea más eficaz, pudiendo tener una vista de las necesidades formativas por:

• plan formativo de año natural, por ejemplo para la gestión de cursos a través de FUNDAE;
• plan formativo por periodo, si asignamos los costes a un periodo concreto;
• acciones formativas;
• empleado, para ver qué tiene pendiente el empleado para el periodo indicado;
• área o departamento de la organización;
• puesto de trabajo que requiera alguna formación específica y si son acciones formativas que requieran algún tipo de aviso para la renovación de algún certificado, por ejemplo;
• oficina/ centro de coste al que se asigna.

Planificación y costes

Los software de gestión preparados para la planificación de la formación centran su foco en el control de las acciones formativas y costes asociados a las mismas; por eso cada acción formativa debe poseer la siguiente información:

• empresa o empresas participantes en la formación;
• asignación y cálculo de costes por años o periodo;
• caducidad y avisos si requiere un certificado;
• concreción de un conjunto de objetivos y contenidos planificados según necesidades previas;
• horas estimadas para dicha formación y en qué modalidad se impartirá (presencial, online, aula virtual);
• acceso rápido a los grupos o detalle de cursos asociados a dicha acción formativa.

Además, para mejorar el control de costes, se deberá disponer de una vista general de los planes de formación y acciones formativas planificadas para un periodo concreto y costes asociados al periodo.

Gestión de grupos y alumnos

Las acciones formativas (conjunto de objetivos, contenidos y horas de formación) se ponen en marcha mediante los cursos; que se imparten a un determinado grupo de alumnos, con unos tutores y en unas fechas concretas, por eso en cada grupo se deberá permitir:

• llevar control de fechas de inicio y fin;
• controlar la fecha de caducidad o duración de los certificados de determinados cursos;
• disponer de un email de recepción de consultas;
• no dejar de lado los objetivos, contenidos de la acción formativa, y metodología, requisitos, etc del grupo ;
• planificar los horarios y calendario;
• coordinar a tutores y profesores;
• llevar el control de asistentes (empleados);
• poder crear y configuración de plantillas de correos gestionables para las comunicaciones con los asistentes;
• poder realizar envíos masivos de comunicaciones a asistentes de convocatoria, anulación, invitación, inscripción, difusión, cancelación, etc.
• generar y entregar plantillas de certificados;
• tener registro de los envíos, avisos y comunicaciones enviadas;
• controlar los costes y posibles bonificaciones (FUNDAE);
• acceder de manera sencilla a las facturas de gasto del sistema ERP;
• mantener la gestión documental del curso.

Automatización y control

Los software de gestión de la formación, pueden además:

• permitir llevar la gestión de acciones y grupos mediante FUNDAE y documentación, plantillas e informes (xml) relacionados;
• estar integrado con el Portal del empleado para:
  • dar difusión de la actividad formativa;
  • facilitar las inscripciones de los asistentes empleados;
  • generar avisos automáticos para los asistentes;
  • realizar el seguimiento de la actividad formativa y dar difusión de los materiales didácticos;
  • descargar la documentación necesaria para la participación en el curso;
  • lanzar avisos y recordatorios para la gestión y coordinación de la formación.
• formar parte de los planes de carrera de los empleados;
• y estar asociados a encuestas que apoyen las necesidades formativas.

Como vemos, los avances tecnológicos facilitan el trabajo administrativo y de gestión de muchas áreas, en la compañía; en este caso, la de Recursos Humanos.